固定资产管理太麻烦？试试电子化资产卡片升级

进行固定资产卡片电子化升级, 实际上就是将以往传统的纸质资产台账迁移至系统当中, 使得每一项资产从进入仓库开始直至报废阶段, 都拥有电子身份档案。于江湖卫士在实践期间察觉到, 不少企业依旧运用Excel表格以及纸质单据来管理固定资产, 在进行盘点之时, 需要翻遍各个箱子柜子去寻找卡片，数据无法相互对应, 信息更新速度迟缓, 明明资产就在眼前, 却难以说清楚其使用状态以及折旧情形。电子化升级的关键核心就在于把资产卡片转变为动态的、能够追溯的、支持通过扫码进行查询的电子档案。

电子化资产卡片到底能解决哪些痛点

过去管理固定资产时, 财务部门持有一套账, 行政部门持有另一套表, 仓库也有自身的记录。这三套数据常常对不上, 资产转移后无人更新, 报废了卡片却依旧挂着。江湖卫士在服务客户期间发现, 有的公司一台电脑被借走三年, 然而系统里显示仍在原部门, 缘由是对应的纸质卡片既没人交回, 也没人登记。电子化资产卡片借助统一数据源, 所有操作均需扫码确认, 资产位置、使用人以及维修记录全部能实时更新, 如此一来再也无需担忧账实不符的情况。

资产盘点是极令人头疼之事, 传统方式得打印几十页表格, 拿着纸张到每个工位逐个核对, 一幢楼盘做完至少需三天, 还极易漏掉, 升级后的电子化资产卡片支持手机端扫码去盘点，到哪区域便扫哪区域的二维码, 系统自动进行比对, 差异项实时生成, 江湖卫士的客户反馈, 同样资产规模下, 电子化盘点仅需半天, 且数据准确率将近百分之百。

电子化升级需要注意哪些关键环节

资产卡片电子化并非单纯将纸质内容录入电脑, 而是得重新设计卡片的信息结构, 除资产编号, 名称, 原值此等基础字段外, 还需增添使用部门变动记录, 维修保养周期, 关联合同信息等动态模块, 江湖卫士提议企业依据自身业务特性定制卡片模板, 像租赁资产要增添租期预警, 医疗设备要关联校准日期这般, 方可使卡片发挥真正价值。

升级过程里, 数据迁移属于最易出现问题的环节, 不少企业往昔的数据分散于不同人的电脑内部, 格式并非统一, 部分资产甚至就连照片都尚未留存, 在进行电子化升级时, 需要先对所有资产实物展开一次盘点, 拍摄照片并录像留存底档, 之后再逐个建立电子档案才行。江湖卫士曾碰到过客户欲图省事直接导入旧数据, 结果却发觉百分之六十的资产位置信息全部有误, 最终只得重新予以盘点。故而电子化升级, 盘点乃是基础, 数据准确则是底线。

可以这样改写: 卡片本身虽非电子化资产卡片价值之所在, 然系于其能连通整个固定资产管理流程。于采购入库、领用登记、维修保养乃至报废处置而言, 卡片仿若资产之身份证, 记录其一生轨迹。财务部门可径直自卡片摘取折旧数据, 行政部门能实时查看闲置资产, 维修人员可扫码调取设备图纸。一张卡片贯通各部门之信息孤岛, 此乃电子化升级之真正意涵。